Responsable de l'Assemblée et de l'Administration Générale - Commune de l'Isle sur la Sorgue H/F - Communes

Place dans l'organigramme :
Monsieur le Maire
Directrice générale des services
Directrice générale adjointe Administration générale et services aux usagers
Directrice des affaires juridiques

Relations fonctionnelles et externes :

- Contacts avec les différents services de la Ville
- Contacts avec les élus dans le cadre du conseil municipal
- Contacts avec les prestataires

1.1 Missions principales :

- Organisation, préparation et suivi du conseil municipal et des commissions municipales :
- Elaboration et suivi des calendriers internes de préparation ;
- Gestion de l'ensemble de la procédure règlementaire (convocation, quorum, pouvoir, etc.)
- Organisation matérielle des séances
- Centralisation des projets de délibérations et d'actes soumis à l'assemblée, établissement de l'ordre du jour, etc.)
- Transmission des délibérations au contrôle de légalité, mise en ligne sur le site internet de la Ville des documents relatifs aux assemblées
- Tenue des registres

- Administration générale :
- Pilotage et exécution des marchés de l'administration générale (fournitures, registres, mobiliers) : recensement et expression des besoins, rédaction des pièces techniques, analyses des offres, exécution financière
- Gestion du budget « administration générale »
- Centralisation et exécution des commandes de fournitures administratives
- Gestion des abonnements et de la documentation

- Modernisation de l'administration :
- Mise en place d'un parapheur électronique
- Appui à la direction sur la modernisation des procédures internes
- Appui à la direction sur l'encadrement de l'usage de l'intelligence artificielle

- Appui et assistance administrative à la responsable du service commande publique :
- Gestion de la commission d'appel d'offres (CAO) et autres commissions particulières (préparation et envoi des convocations, ordres du jour, quorum) ;
- Rédaction des courriers de procédure (courriers aux candidats évincés, lettres de notification d'attribution...)
- Suivi et mise à jour des tableaux de bord de la commande publique ;
- Suivi et relance semestrielle des pièces administratives des titulaires à échéance (attestations de vigilance URSSAF, attestations d'assurance)

Savoir :

- Connaissance du fonctionnement et du rôle d'une commune
- Connaissance du cadre applicable à la tenue d'un conseil municipal
- Connaissance ou appétence pour la commande publique
- Organisation et gestion du temps
- Aisance rédactionnelle
- Maîtrise des outils informatiques (bureautique et logiciel métiers - la connaissance du logiciel Airdélib/Nomad sera appréciée)
- Capacité de planification
- Intégration des priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
- Appétence pour les sujets de modernisation des administrations

Savoir être :

- Autonomie dans travail
- Rigueur - Ponctualité - Assiduité,
- Discrétion et confidentialité,
- Qualités relationnelles

• Sens du relationnel
• CAO
• DAO
• Intelligence artificielle
• Rédaction d'appel d'offres
• Autonomie
• Gestion de budget