Assistant de Direction - Communaute Agglomeration Grand Avignon H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Au sein de la Direction de la Mobilité Durable du Grand Avignon, vous assurez un rôle d'assistance administrative et organisationnelle auprès du directeur et des équipes. Interface entre les services, les partenaires et les usagers, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de la direction. Vous participez à la gestion des dossiers, à l'organisation des activités et au suivi des instances.1/ Assurer le lien avec le public (physique, téléphonique, mail, courrier)Accueillir et renseigner les usagersTraiter les demandes d'information et les réclamationsParticiper à la mise en place de la gestion des incivilités sur les réseaux puis en assurer le traitement opérationnel en lien avec les prestatairesParticiper aux opérations de promotion de la mobilitéOrganiser le Comité des Partenaires de la mobilité2/ Gestion administrative de la Direction de la Mobilité DurableGérer les signatures des actes administratifs, des sessions et des commissionsNotifier les actes administratifs aux partenairesAssurer le suivi des parapheurs et des signaturesAssurer la gestion des agendas de la Direction, l'organisation des réunions et la gestion de la logistique associéeAssurer la gestion des déplacements, des ordres de mission et des états de fraisTenir à jour les tableaux de suivi de l'activité administrativeApporter une aide aux membres de l'équipe sur tous sujets, en cas de besoinOrganiser les instances en lien avec le service Assemblées3/ Gestion de l'information, classement et archivage Coordonner et assurer le classement, l'archivage et la conservation des documentsRéceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers

SavoirsTrès bonne maîtrise de l'orthographe et de la grammaireMaîtrise des procédures administrativesConnaissance des applicatifs de bureautique (Pack Office, Microsoft 365, MEM Courrier, MEM Délib, ADEL Délib)Connaissances générales de la mobilité et de l'offre du Grand AvignonSavoir-êtreRigueur, méthode et organisationAutonomie et capacité d'anticipationCapacité d'écoute et de remise en questionCapacité d'adaptation au contexte et aux personnesCommunication orale et écrite bienveillante et appropriéeSens du service public, des responsabilités et du partageRespect de la confidentialitéEsprit d'équipeCapacité à rendre compteSavoir-faireRédiger des courriers, comptes rendus et documents administratifsTraiter et suivre des dossiers administratifsAccueillir, renseigner et orienter différents interlocuteursHiérarchiser les demandes et prioriser les actionsOrganiser et planifier des activités, réunions et rendez-vousUtiliser les outils informatiques et logiciels métiersAssurer la gestion, le classement et l'archivage de documentsRechercher, analyser et synthétiser des informationsAssurer le suivi administratif des actes et procédures

• Gestion de l'emploi du temps
• Autonomie
• Compte-rendu
• Pack Office
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier