Assistant Administratif et Commercial H/F - Grpt Employeurs de l Hermitage

Entreprise spécialisée dans la production et commercialisation de fruits frais (pommes, poires, raisin)
Recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) pour assurer l'accueil physique et téléphonique de l'entreprise, et venir en soutien aux équipes administratives et commerciales en place, pour une durée de 8 mois (de mai à décembre).

Missions :
Gestion administrative et accueil
- Accueil physique et téléphonique
- Distribution du courrier et e-mails (affranchir, trier, distribuer quotidiennement)
- Classements administratif divers

Gestion des commandes par téléphone, fax, courrier, messagerie ou EDI
- Enregistrer leurs commandes et leurs délais
- S'assurer des livraisons dans les délais
- Saisir et éditer les éléments nécessaires à la livraison et à la facturation
- Saisie du stock pour les commandes marché Français
- Vérification des dossiers de vente avant facturation
- Facturation des dossiers de ventes et transmission en EDI + courrier
- Traitement des litiges : établissement avoir client
Suivi des clients
- Régler les problèmes ou petits litiges liés aux commandes ou aux livraisons
- Suivi et établissement des avoirs et renseignement du fichier de suivi des litiges existants
- Gérer les dossiers commerciaux
- Informer les attachés commerciaux et la direction commerciale
- Capacité à maintenir une présence commerciale en cas d'absence au service commercial
Transport et logistique
- Gestion et remplissage du tableau de suivi transports
Résultats attendus
- Commandes saisies, honorées et payées dans les délais
- Nombre et importance des clients traités et fidélisés
- Tableaux de suivi actualisés et transmis
- Relations de qualité avec les clients et les collègues des autres services
Conditions d'exercice du métier
Autonome dans son travail, il ou elle est responsable de la gestion des commandes et du suivi des clients dans le cadre de la politique commerciale définie par la direction.
Moyens et ressources
Equipements informatiques et de communication connectés au réseau de l'entreprise.
Gestion de documents commerciaux et comptables comme les tarifs, publicités, bons de commandes, bons de livraisons, factures, avoirs, etc.
Travail au sein d'une équipe d'assistants.
Relations internes avec les commerciaux, la direction commerciale, les achats (prix de revient), la comptabilité (avoirs), le service expédition (cas exceptionnels, annulations ou priorités).
Relations externes avec les clients.
Environnement de travail:
horaires normaux, en open space, en permanence au téléphone, devant son écran,
Compétences requises
- Bien connaître l'entreprise et l'organisation du travail pour informer le client de manière appropriée
- Connaître les produits et leurs principales caractéristiques ainsi que les bases techniques nécessaires selon le type de produits
- Gérer une commande et un dossier client jusqu'à la facturation
- S'informer et transmettre l'information efficacement : être à l'écoute, poser les questions pertinentes, reformuler, etc.
- Argumenter et négocier en s'adaptant à des personnalités variées
- Synthétiser les informations, les transmettre de manière claire et précise selon les procédures définies
- Maîtriser les outils bureautiques : traitement de textes, tableur, base de données.
- Savoir utiliser les outils de communication
- Parler une ou des langues étrangères, Anglais requis
Faire preuve d'une bonne organisation et de rigueur
- Travailler en équipe et en Open space
- Être capable de gérer plusieurs tâches simultanément
Possibilité d'effectuer des heures supplémentaires,
Peut être amené à travailler le samedi matin.

Prise de poste début mai

Experience: 2 An(s)

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autre mise à disposition de ressources humaines

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

• Traitement de texte
• Tableur
• Emission électronique des documents (EDI)
• Facturation
• Traitement du courrier