Assistant Administratif Service Petite Enfance - Commun Agglo Ventoux Comtat Venaissin H/F - 84

Au sein de la Direction de la Cohésion Sociale, le service Petite Enfance fait partie du département Enfance Parentalité et est composé de 9 Structure Multi accueil (SMA) en gestion direct de la collectivité, 4 SMA associatives, 1 Relais Petite Enfance et un Lieu Accueil Parents-Enfants.
La Cove recrute un assistant administratif pour le service petite enfance h/f.
Sous l'autorité du responsable du département enfance parentalité, vous assurez le secrétariat du service Petite Enfance. A ce titre, vous pouvez recevoir des consignes des directrices des structures multi accueil, des coordonnatrices et des agents du RPE et du LAEP.
Vous assurez la polyvalence et la présence nécessaires à l'efficacité et à la continuité du secrétariat de la direction de la cohésion sociale.
Avantages :
* participation mutuelle
* comité d'entreprise (CNAS)
* Forfait mobilités

Sous l'autorité du responsable du département enfance parentalité, vous assurez le suivi administratif global du service petite enfance. A ce titre, vous pouvez recevoir des consignes des directrices des structures multi accueil, des coordonnatrices et des agents du RPE et du LAEP.
Vous assurez la polyvalence nécessaire à l'efficacité et à la continuité du secrétariat suivant plus particulièrement les autres secteurs de la direction.

Activités:
Volet administratif
Assurer l'accueil physique et téléphonique ainsi que le suivi administratif global du département enfance parentalité
Gérer le copieur et garantir sa maintenance
Assurer le suivi le renouvellement des conventions avec les différents partenaires.
Participer aux réunions du département enfance parentalité, prendre des notes et rédiger les comptes-rendus
Volet financier
Élaborer, vérifier et transmettre les bons de commande via CIRIL pour tous les services de la petite enfance
Préparer un état trimestriel d'exécution des budgets pour tous les services de la petite enfance
Viser les factures et suivre le budget de coordination du département enfance parentalité
Participer à l'élaboration des budgets prévisionnels et compte de résultats des services petite enfance
Volet technique
Gérer les pré-inscriptions en SMA (physique et en ligne)
Assurer le suivi des confirmations et du besoin de garde sur le logiciel dédié
Assurer l'organisation de la commission d'admission en SMA
Collecter les chiffres sur le logiciel métier pour fournir les données nécessaires au suivi mensuel des SMA
Gérer les demandes d'accueil d'urgence en relation avec les différents services d'accueil (SMA, RPE)
Créer et mettre en place des outils relatifs au suivi d'activité des différents services petite enfance
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings, préparer les déplacements, etc ...)
Assurer le soutien technique du logiciel Agora